ایجاد و ارسال ایمیل انبوه فاکتور و دیگر مستندات

توضیحات

هدف از محصول ایجاد و ارسال ایمیل انبوه فاکتور و ستندات

این نرم افزار به منظور ایجاد و ارسال ایمیل انبوه فاکتور و مستندات ایجاد شده است. با استفاده از این نرم افزار شما می توانید یک فایل پیش فرض (تمپلیت) در اکسل ایجاد کنید، سپس یکسری سلول هایی که باید به ازای هر فاکتور (یا سند) تکمیل شوند را در قسمت تنظیمات تعریف می کنید.

با قرار دادن داده های مربوط به فاکتور یا سند های خود در برگه داده ها و زدن بر دکمه ایجاد فاکتور، آنگاه تمامی فاکتورها و مستندات شما به صورت خودکار به فرمت پی دی اف (PDF) تهیه و به صورت منظم در یک فولدر که به صورت سلسله مراتب تاریخ (فولدرها به صورت سال، در هر سال فولدرهای ماه و در هر ماه فولدرهای روز و در هر روز فاکتورها و مستندات مربوط به آن تاریخ) ذخیره خواهند شد.

همچنین با در صورت تمایل شما، نرم افزار به صورت خودکار و با استفاده از نرم افزار آفیس Outlook، تمامی این فاکتورها و مستندات شما را به مشتریان یا افرادی که ایمیل آنها را به ازای هر فاکتور تعیین کرده اید ارسال خواهد کرد.

بر اساس تست های انجام شده این نرم افزار در حدود ۱۰۰۰ فاکتور را در مدت زمان حدود ۳۰ دقیقه تهیه و ارسال می کند (این زمان به  توانایی کامپیوتر شما و حجم اطلاعاتی که در سند قرار داده شده است وابستگی دارد). در صورتی که اگر بخواهید این عملیات را به صورت دستی و انسانی انجام دهید شاید چندین روز به طول انجامد.

نحوه تهیه فاکتور و مستندات پیش فرض

در حال حاضر ما یک فاکتور پیش فرض را که می تواند برای بیشتر افراد مفید باشد را در این اکسل طراحی کرده ایم. اما از آنجایی که فاکتورها می تواند حالت های بسیار متفاوت از شرکتی به شرکت دیگر داشته باشند و نیز از آنجایی که می توان این فایل را برای انواع مستندات دیگر (مانند ارسال فیش حقوقی به کارکنان، ارسال تقدیرنامه ها به افراد مختلف و …) مورد استفاده قرار داد، بنابراین امکان اینکه افراد بتوانند طرح این سند پیش فرض را به صورت کامل و دلخواه تغییر دهند.

پیش از استفاده، توصیه می شود همواره یک کپی از فایل خام داشته باشید تا در صورت نیاز بتوانید به آن مراجعه نمایید.

در برگه فاکتور، شما امکان حذف تمامی اطلاعات و سلول های موجود را دارید و پس از حذف هر گونه سندی که دلخواه شما است با هر ویژگی می توانید در آن طراحی کنید.

تنها محدودیتی که وجود دارد در خصوص مواردی است که باید از برگه داده ها به صورت گروهی وارد یک سند شود (به این معنی که چندین سطر در برگه داده ها، مربوط می شوند به چندین سطر در برگه فاکتور).

در صورتی که چنین مواردی در سند شما وجود دارد، شما می بایست ستون های مربوطه را از یک سطر آغاز نمایید و در یک سطر انتهایی محدودیت فاکتور را اعلام نمایید. همچنین امکان ادغام (Merge) کردن سطر ها از آغاز تا انتهای این محدوده وجود ندارد (ادغام ستونی مشکلی ندارد).

پس از آنکه فاکتور یا سند خود را طراحی کردید، می بایست داده های خام خود را که با استفاده از آنها باید فاکتور یا سند تهیه شوند را به برگه داده ها به صورت جدولی انتقال دهید. به این معنی که سطر اول عنواین جدول بوده و سطرهای بعدی حاوی اطلاعات هستند.

در نهایت شما باید به برگه تنظیمات رفته و ارتباط بین سلول های برگ فاکتور و برگ داده ها را تعیین نمایید. در هنگام تعیین این روابط نکات زیر را در نظر داشته باشید:

۱: سطر ۸ ام (که اولین سطر تعیین روابط است) همواره مربوط به ستونی باید بشود که سلول خالی در بین داده ها ندارد و شما می خواهید بر اساس آن نام فایل های PDF را تعیین کرده و نیز ممکن است چند سطر از برگ های داده های دارای یک مقدار یکسانی از آن باشند و نرم افزار باید آیتم های مربوطه را در یک فاکتور یا سند قرار دهد.

۲: حتماً یک سلول به نام Year، یک سلول به نام Month و یک سلول به نام Day در این بخش باید وجود داشته باشد که ستون مربوط به آنها در برگ داده ها تعیین شده است (بنابراین در برگ داده ها نیز باید این سه ستون وجود داشته و دارای مقدار باشند). زیرا نرم افزار با استفاده از این مقادیر فولدرهای سلسله مراتبی را برای نظم دهی به فاکتورها و مستندات را تعریف می کند.

۳: در صورتی که فاکتور یا سند را به مشتری به صورت ایمیل ارسال می کنید، حتماً یک سلول با نام Customer Email باید در این بخش وجود داشته باشد و ستون مربوط به آن در برگ داده ها تعریف شده و حاوی ایمیل افراد گیرنده باشد.

۴: در ستون نوع رابطه در این بخش تنها مجاز هستید که از دو کلمه Constant (به معنی سلول هایی که تنها یک آیتم برای هر سند خواهند داشت، همانند نام مشتری) یا کلمه Variable (به معنی سلول هایی که مربوط به چندین سطر از برگ داده ها برای هر سند هستند) استفاده نمایید. توجه شود برای روابط نوع Variable، تنها باید اولین سلول که قرار است آیتم ها از آنجا شروع به قرار دادن شوند را باید تعیین کنید).

۵: باید محدودیت سند خود برای تعداد آیتم های Variable مجاز تعیین نمایید. در صورتی که یک فاکتور یا سند بیشتر از این محدودیت دارای آیتم بود، آنگاه به صورت خودکار تعداد مازاد در یک فایل دوم ذخیره سازی خواهد شد (و برای سند اول شماره یک و سند دوم شماره دو به انتهای نام PDF اضافه می گردد)

این نرم افزار ایجاد و ارسال انبوه ایمیل مستندات در مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) و با استفاده از برنامه نویسی VBA در ماکروها توسعه داده شده است. بر این اساس تمامی فعالیت ها در این نرم افزار به صورت خودکار انجام می شود.

ویدئوی راهنمای استفاده از نرم افزار