مدیریت پروژه

تاریخچه

اگرچه با توجه به بناهای تاریخی عظیمی که از دوران باستان به جای مانده، می‌توان گفت که در ساخت این بناها مدیران ماهری نقش داشته‌اند که بی‌تردید به اصول و چگونگی مدیریت یک پروژه کاملا آگاه بوده‌اند اما در دهه‌ی ۱۹۵۰ میلادی بود که دانش مدیریت پروژه به شکلی که امروز آن را می‌شناسیم به وجود آمد و سازمان‌ها شروع به استفاده‌ی سیستماتیک از تکنیک‌های توسعه یافته‌ی مدیریت پروژه و به کار بستن آنها در پروژه‌های پیچیده و بزرگ کردند.

پدیدآورندگان علم مدیریت پروژه به عنوان دانشی مدرن، هنری گانت و هنری فایول بودند. در واقع در اوایل جنگ جهانی اول (۱۹۱۷ میلادی) بود که با ابداع نمودار گانت توسط اقای هنری گانت، مدیریت پروژه به عنوان یک علم آغاز شد. به همین دلیل از او به عنوان پدر تکنیک‌های برنامه ریزی و کنترل یاد می‌شود. همچنین هنری فایول نیز برای ایجاد پنج توابع مدیریتی که بنیان و اساس بدنه‌ی دانش مربوط به مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد، عمدتا به عنوان بنیانگذار روش‌های مدیریت مدرن شناخته می‌شود.

بعدها دو مدل ریاضی برنامه‌ی زمانبندی پروژه (project scheduling) توسعه داده شد. یکی روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) برای مدیریت پروژه‌های تعمیر و نگهداری کارخانه و دیگری روش پرت (PERT: Program Evaluation and Review Technique) که توسط اداره‌ی پروژه‌های ویژه‌ی نیروی دریایی ایالات متحده‌ی آمریکا به عنوان بخشی از طرح زیردریایی موشکی Polaris، توسعه داده شد. همزمان با توسعه‌ی برنامه‌ی زمانبندی پروژه نیز تکنیک‌های مدیریت و تخمین هزینه (Project Cost Estimating and Management) در حال تکامل بودند.

در سسال ۱۹۶۹ موسسه مدیریت پروژه (PMI: project management institute) در ایالات متحده تأسیس شد. این سازمان کتاب راهنمایی را تحت عنوان پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه یا PMBOK (Project management body of knowledge) منتشر می‌نماید که مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های مورد استفاده در بیشتر پروژه‌ها را در بر دارد.

تعریف پروژه

بنابر مشخصه‌هایی که برای یک پروژه در استاندارد PBOK آمده است، پروژه را می‌توان به صورت زیر تعریف نمود:

پروژه کاریست منحصر به فرد و موقتی،که برای رسیدن به یک نتیجه‌ی مشهود و عینی انجام می‌شود. بودجه‌ی آن محدود و قابل پیش‌بینی است و باید بتوان آن را به بسته‌های کاری مشخص و کوچکتری تقسیم نمود که به هریک منابع و زمان معینی، تخصیص داده شده باشد و در عین حال روابط وابستگی خاصی بین آنها برقرار باشد.

به طور مثال یک پروژه‌ی سدسازی را در نظر بگیرید. این پروژه دارای ویژگی‌های زیر است:

• منحصر به فرد بودن: سدهای زیادی در دنیا ساخته شده است. شاید شما بگویید که این کار تکراری است اما هریک از این سدها دارای مشخصات و ویژگی‌های خاص خود هستند. هر یک از آنها در موقعیت جغرافیایی متفاوت و با توجه به نیازها و ابعاد و ویژگی‌های متفاوتی ساخته می‌شوند. بنابراین هر سد منحصر به فرد و جدید است.
• موقتی: هر پروژه یک نقطه‌ی شروع و پایان مشخص دارد و زمان آن محدود است. در یک پروژه‌ی سدسازی لازم است تا پروژه در یک زمان مشخص و از پیش تعیین شده شروع شود و در یک زمان مشخص و از پیش تعیین شده نیز به پایان رسد و اگر پروژه‌ی ساخت سد، به طور مثال به جای ۳ سال، در ۵ سال به اتمام رسد با هزینه‌های ناشی از تأخیر پروژه روبه‌رو خواهد شد.
• حصول نتیجه ای عینی: نتیجه‌ی یک پروژه باید به صورت یک یا چند قلم قابل تحویل و مشهود باشد. در پایان یک پروژه‌ی سدسازی باید سد مورد نظر با مشخصات از قبل تعیین شده، مشهود و قابل تحویل به کارفرما باشد.
• نیاز به بودجه‌ای قابل پیش‌بینی: قبل از شروع یک پروژه باید از وجود بودجه‌ی کافی برای پرداخت هزینه‌های آن اطمینان حاصل کرد. همچنین با بررسی و تخمین هزینه‌های مورد نیاز یک پروژه می‌توان با سازمان‌ها و افرادی که مایل به سرمایه گذاری و مشارکت در آن پروژه هستند مذاکره نمود و از حمایت مالی آنها در تأمین بودجه برخوردار شد. به طور مثال در پروژه‌ی سد کارون ۴ که بر روی رود کارون احداٍ شد، طی برآورد اولیه هزینه‌های اجرای پروژه بالغ بر ۸۶۰۰ میلیارد ریال بوده که توسط منابع عمومی و داخلی همچون تسهیلات بانکی داخلی، اوراق مشارکت و نیز تسهیلات خارجی (فاینانس، وام) تأمین گردید. زیان‌های ناشی از طولانی شدن پروژه عبارت بوده از افزایش قیمت تمام شده طرح و همچنین عدم انتفاع از فروش برق تولید شده توسط نیروگاه آن.
• تقسیم پروژه به بسته‌های کاری مشخص: پروژه‌ی بزرگ سدسازی را می‌توان به پروژه‌های کوچک‌تر تقسیم نمود که هر‌کدام راحت‌تر قابل برنامه ریزی و کنترل هستند. برای شکست پروژه به بسته‌های کوچک‌تر، روش‌های گوناگونی وجود دارد که یکی از آنها ساختار شکست کار یا WBS است.

تعریف مدیریت پروژه

با توجه به تعاریفی که از پروژه داشتیم؛ مدیریت پروژه، تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص است.

مدیریت پروژه دارای ۵ فرآیند اصلی است که به آنها فرآیندهای PMBOK نیز گفته می‌شود:

محدودیت های چهارگانه ی پروژه

چهار محدودیت در پروژه وجود دارد که با هم در تعامل‌اند و اجرای موفقیت‌آمیز هر پروزه به برقراری تعادل بین این ۴ محدودیت بستگی دارد.

منظور از محدوده‌ی پروژه این است که با اتمام پروژه چه اقلامی و با چه کیفیتی باید تولید شوند. به طور مثال در پروژه‌ی تحقیقاتی مطالعات بازار، شما به عنوان مدیر پروژه متعد می‌شوید که با تکمیل پروژه، اطلاعاتی چون: لیست رقبا، لیست محصولات رقبا و مزیت ها و ضعف های آنها، لیست نیازهای مشتریان و لیستی از فرصت های بازار را در اختیار کارفرمای خود قرار دهید. اما مواردی چون: تحلیل فرصت‌های استراتژیک بازار، تحلیل رقبا و نیازهای مشتریان در محدوده‌ی تعهدات شما قرار نمی‌گیرد. حال اگر کارفرمای شما ، در هنگام انجام پروژه از شما درخواست کند که تحلیل رقبا را نیز به پروژه‌ی خود اضافه کنید، در این صورت با افزایش محدوده‌ی پروژه و با شرط ثابت بودن کیفیت، زمان و هزینه ی آن نیز افزایش می‌یابد.

به همین دلیل در مدیریت پروژه اصطلاحی وجود دارد که می‌گوید:

Proper Planning Prevents Poor Project Performance.

برنامه ریزی مناسب از اجرای ضعیف پروژه جلوگیری می کند.